1. Zweck

Die von der Hochschule Neu-Ulm erhobenen personenbezogenen Daten (Vorname, Nachname, Titel/akademischer Grad, Unternehmen/Institution, Position, Postanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) in der „Call for Presentations“ für den IT-Kongress der Hochschule Neu-Ulm werden zur Organisation der Vortragsreihe erhoben. Sie können sich außerdem dafür entscheiden, auch künftig Information zu HNU-Veranstaltungen von der HNU zu erhalten. Dafür speichern wir Ihre Daten in unserem CRM-System. Die Bewerbungen um Vortragsplätze werden von einem Auswahlgremium, in dem auch HNU-externe Mitglieder sind, bewertet und ausgewählt. Wird Ihr Vortrag ausgewählt, werden wir Sie nach weiteren Daten zu Ihrem Profil fragen. Veröffentlichungen des Namens, Vornamens, Titels/Akademischen Grads, Unternehmens/Institution sowie die Kurzvorstellung des Referenten finden bei Auswahl des Vortrags auf der Homepage und im Programm des IT-Kongresses statt. Zur Bewerbung des IT-Kongresses werden diese Daten außerdem im Rahmen der Programmveröffentlichung auf Social-Media-Kanälen (Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter, Xing) der HNU veröffentlicht.

Der IT-Kongress 2025 findet an der Hochschule Neu-Ulm statt. Ausgewählte Vorträge werden am Veranstaltungstag zusätzlich live gestreamt (Bild und Ton) bzw. voraufgezeichnete Vorträge werden live gesendet. Bei dem Live-Stream werden die Vorträge mit aufgezeichnet, um diese (nach entsprechender Einwilligung) im Nachgang online zu stellen. Auch eine Radioübertragung auf Radio FreeFM des Vortrages oder Teile des Vortrages sind möglich.

2. Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der angegebenen personenbezogenen Daten für o.g. Zwecke ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, in den Fällen, in denen eine Einwilligung erteilt wird.

3. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten jeweils nur so lange, bis der Zweck der Datenspeicherung entfällt, so lange keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, Nachweisverpflichtungen oder Verjährungsfristen, die die Rechtsverfolgung resultierender Ansprüche ermöglichen, der Löschung entgegenstehen (in diesem Fall wird die Verarbeitung der Daten nach Art. 18 DSGVO eingeschränkt) bzw. in Fällen einer Einwilligung solange diese nicht widerrufen wurde. Bei Nichtauswahl des Vortrages werden die personenbezogenen Daten gelöscht, mit Ausnahme derer für die eine Einwilligung zur weiteren Verwendung erteilt wurde.

4. Weitergabe an Dritte

Beim Auswahlverfahren werden dem Auswahlgremium die entscheidungserheblichen Informationen zur Verfügung gestellt. Bei Auswahl des Vortrags werden Ihre Daten wie unter 1. beschrieben Dritten zugänglich gemacht.

5. Foto- und Videoaufnahmen
Bei Veranstaltungen der Hochschule Neu-Ulm werden unter Umständen Foto-, Ton- und Filmaufnahmen angefertigt, die in verschiedenen on- und offline Medien veröffentlicht werden. Im Anmeldeprozess zur Veranstaltung sowie Vorort wird hierauf hingewiesen. Diese Aufnahmen sind mit der bildlichen Darstellung von anwesenden Personen verbunden, wobei die Personenauswahl zufällig erfolgt. Eine Darstellung der Bilder erfolgt auf der Homepage, Printmedien und Social-Media-Kanälen der Hochschule. Dies gilt auch für Veranstaltungen, die in Kooperation mit Dritten angeboten werden.
Die Bildaufnahmen werden u.U. in der Bilddatenbank Skyfish gespeichert, einem Clouddienstleister mit Sitz in Dänemark. Die HNU hat einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit dem Dienstleister geschlossen. Auf die Bedingungen von Skyfish unter https://www.skyfish.com/de/bedingungen wird verwiesen.
Mit dem Betreten der Veranstaltungsräume gehen wir vom Vorliegen einer Einwilligung des Teilnehmers zur unentgeltlichen Veröffentlichung in vorstehender Art und Weise und Verbreitung und/oder zeitlich uneingeschränkten Speicherung und Zugänglichmachung des aufgenommenen Bild-, Ton- und Filmmaterials im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit der Hochschule Neu-Ulm aus. Die Persönlichkeitsrechte bleiben in jedem Fall gewahrt.
Sollte der Teilnehmer nicht mit der Aufnahme und/oder der Veröffentlichung seiner Person einverstanden sein, bitten wir um die unmittelbare Mitteilung direkt bei der Veranstaltung an den Fotografen oder direkt an die Hochschule Neu-Ulm.

Datenschutzbeauftragte/r der HNU

Wileystraße 1
89231 Neu-Ulm
+49 731/9762-2252
dsb@hnu.de

Verantwortlich
Hochschule Neu-Ulm
Wileystraße 1
89231 Neu-Ulm
+49 731/9762-0
info@hnu.de

6. Ihre Rechte

• Sie haben das Recht, von der Hochschule Neu-Ulm Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen. Hierzu wenden Sie sich an die Hochschule als Verantwortliche oder an den Datenschutzbeauftragten.
• Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung.
• Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem Sie eine Einwilligung für die Verarbeitung gegeben haben, das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird. Bitte richten Sie einen Widerruf an info@itkongress.com. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, dem Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz (Postfach 22 12 19, 80502 München, Tel. 089 212672-0)

Stand: 03/2025